Setup network on Centos 6.x

Setup network on Centos 6.x

vim /etc/sysconfig/network-script/ifcfg-eth0


DEVICE="eth0"
HWADDR="8A:89:9D:6B:DE:8B"
NM_CONTROLLED="no"
ONBOOT="yes"
NETMASK=255.255.255.0
IPADDR=192.168.1.2
TYPE=Ethernet

vim /etc/sysconfig/network-script/ifcfg-eth1


DEVICE="eth1"
HWADDR="6E:40:8F:1C:7B:1F"
NM_CONTROLLED="no"
ONBOOT="yes"
TYPE=Ethernet
NETMASK=255.255.255.0
IPADDR=11x.6x.1x.18x
GATEWAY=1xx.6x.1x.1
BOOTPROTO=none


eth0 = LAN
eth1 = WAN

NM_CONTROLLED = 是否使用其他網路管理程式
BOOTPROTO = DHCP
ONBOOT = 開機時啟動


啟動網路
service network start

How to install vim on Cenrtos 6.2 by yum

How to install vim on Cenrtos 6.2 by yum

yum search vim

yum -y install vim-enhanced.x86_64

How to install pptp service on Centos 6.2 by yum

How to install pptp service on Centos 6.2 by yum

請先確定 network 是否已經調配完成

SETP 1 

yum install -y ppp wget (未安裝時....)
rpm -ivh http://li.nux.ro/download/nux/misc/el6/x86_64/pptpd-1.3.4-1.el6.nux.x86_64.rpm


STEP 2

cp /etc/ppp/options /etc/ppp/options.bak
cp /etc/ppp/chap-secrets /etc/ppp/chap-secrets.bak
cp /etc/pptpd.conf /etc/pptpd.conf.bak


STEP 3

vim /etc/ppp/options

holdoff 600
nobsdcomp
novj
novjccomp
nologfd
auth
lock
debug
proxyarp
name lab_vpn-test  ( 主機名稱 )
multilink
refuse-pap
refuse-chap
refuse-mschap
refuse-eap
require-mschap-v2
require-mppe
#require-mppe-128
#ms-dns 168.95.1.1
dump
logfile /var/log/ppp/pptpd.log


STEP 4

vim /etc/pptpd.conf

speed 115200
option /etc/ppp/options
debug
localip 11x.1xx.9x.1xx ( WAN IP)
remoteip 192.168.1.100-200 (LAN IP,撥號進來取得的IP為192.168.1.100~200之間的IP)


STEP 5

vim /etc/ppp/chap-secrets

# Secrets for authentication using CHAP
# client        server  secret                                  IP addresses
test             lab_vpn-test  "12345"                     *

( 帳號 / 主機名稱 / "密碼" / *表示依 remoteip設定的 ip range取得內部IP )


STEP 6

(centos 6.x)
yum install   http://vesta.informatik.rwth-aachen.de/ftp/pub/Linux/fedora-epel/6/x86_64/epel-release-6-8.noarch.rpm

(centos 5.x)
rpm -ivh http://vesta.informatik.rwth-aachen.de/ftp/pub/Linux/fedora-epel/5/x86_64/epel-release-5-4.noarch.rpm

yum install -y xl2tpd
cp /etc/xl2tpd/xl2tpd.conf /etc/xl2tpd/xl2tpd.conf.bak


STEP 7

vim /etc/xl12tpd/xl2tpd.conf

auth file = /etc/ppp/chap-secrets
[lns default]
ip range = 192.168.1.100-200
local ip = 11x.1xx.9x.1xx
; leave chap unspecified for maximum compatibility with windows, iOS, etc
require chap = yes
refuse pap = yes
require authentication = yes
name = LinuxVPNserver
ppp debug = yes
pppoptfile = /etc/ppp/options
length bit = yes


STEP 8 設定IPTABLE

vim ~/iptables.sh

modprobe ip_tables
modprobe iptable_nat
modprobe ip_nat_ftp
modprobe ip_conntrack_ftp

modprobe iptable_filter
modprobe ip_conntrack

echo 1 > /proc/sys/net/ipv4/ip_forward

iptables -F
iptables -X
iptables -Z
iptables -F -t filter
iptables -X -t filter
iptables -Z -t filter
iptables -F -t nat
iptables -X -t nat
iptables -Z -t nat
iptables -P INPUT   DROP
iptables -P OUTPUT  ACCEPT
iptables -P FORWARD ACCEPT
iptables -t nat -P PREROUTING ACCEPT
iptables -t nat -P POSTROUTING ACCEPT
iptables -t nat -P OUTPUT ACCEPT

########################INPUT######################
iptables -A INPUT -i eth0 -m state --state RELATED,ESTABLISHED -j ACCEPT
iptables -A INPUT -p tcp --dport 22 -j ACCEPT
iptables -A INPUT -p gre -j ACCEPT
iptables -A INPUT -p tcp --dport 1723 -j ACCEPT
iptables -A INPUT -p tcp --dport 47 -j ACCEPT
iptables -A INPUT -i lo   -j ACCEPT
iptables -A INPUT -j ACCEPT

#######################FORWARD######################
iptables -A FORWARD -p TCP --tcp-flags SYN,RST SYN -j TCPMSS --clamp-mss-to-pmtu
iptables -A FORWARD -p tcp -m tcp --tcp-flags SYN,RST SYN -m tcpmss --mss 1300:1536 -j TCPMSS --clamp-mss-to-pmtu
iptables -A FORWARD -m state --state ESTABLISHED,RELATED -j ACCEPT
iptables -A FORWARD -j ACCEPT

##############################OUTPUT################################
iptables -A OUTPUT -j ACCEPT

#############################POSTROUTING##############################
iptables -t nat -A POSTROUTING -o eth0 -j MASQUERADE

存檔離開，執行iptables.sh
sh ~/iptables.sh


STEP 9

chkconfig pptp on;chkconfig xl12tpd on;chkconfig iptables on
service pptp start;service xl2tpd start;service iptables start


SETP 10

netstat -ntlp

tcp        0      0 0.0.0.0:1723                0.0.0.0:*                   LISTEN      10477/pptpd


※ tail -f /var/log/messages (觀察有無錯誤訊息)

Windows 平台 VPN Server 建置方式

強化紙本個資防護，管控內部列印行為

強化紙本個資防護，管控內部列印行為


過去企業個資防護偏重於電腦方面，對於紙本個資文件管控較不重視，而輸出設備的管控也容易被忽略，然而這些動作都可能讓個資文件到處流竄。

過去的電腦處理個人資料保護法（簡稱個資法），僅規範電腦處理的個人資料，且僅適用於公務機關與特定行業。如今，新版個資法在去年底已經正式上路，最大的改變是，不僅去除「電腦處理」和「行業別限制」，同時擴大對於個人資料的保護，任何經由電腦處理的個人資料，以及紙本處理的個人資料，都將受到規範。

由於企業面對電腦處理個資防護的法規要求，已經有很多經驗，但紙本形式的個資管控問題，比起數位形式的個資管控要難，而且，輸出設備的管控常是企業容易忽略的問題，不論是列印、影印、傳真、掃描的業務流程，都需要再次重新檢視，畢竟，違反個資法就有可能遭到重罰。

利用電子化流程，改善紙本文件管控壓力 
為了減少列印文件的管控，電子化作業是很好的選擇。不過，無紙化的議題已經提倡多年，但並未讓大家因此不用印表機和影印機。隨著近年多媒體平板裝置的潮流與觸控技術的普及，已經有一些企業單位，都用iPad開會，而會議資料都在網路上可控制的環境中，以減少紙本資料印出不易管控的問題，同時減少紙張的用量。

另一方面，業務流程電子化，也是現在企業所關心的一環。舉例來說，過去民眾去電信業辦理業務時，需要填寫一些紙本文件，這些文件正本最後會從門市匯集到總公司，然後經拆箱、點件、確認內容、稽核後，存倉保管。

現在，有些企業已經開始把這些業務流程改成電子化作業，你可以在門市櫃臺從螢幕上看到原來印出來的申請文件，簽名時只要簽在螢幕上，這份簽署的電子文件將視為正本，以取代傳統紙本文件的業務流程，同時也降低紙本文件的管控壓力並減少紙張的浪費。

在保險業方面，現在也有業者提供電子化的業務流程，只要讓業務人員帶著iPad到客戶家中，透過線上即時核保的動作，不僅加快業務流程，同時以往業務攜帶保險建議書、要保書等一堆紙本文件的方式，也被取代。

但個資法的要求會促使無紙化應用加速嗎？那也未必，由於新版個資法特別強調要蒐集、處理和利用個人資料前，一定要取得當事人書面同意，相對的，在非電子商務流程中，有些企業可能會印出更多文件，以徵求個資蒐集、處理和利用的同意權。除非企業將所有流程電子商務化，個資搜集、處理才可依電子簽章法之規定，以電子文件方式給當事人書面同意。

從近年的企業流程與工作習慣來看，多採紙本與電子並行的做法，要做到無紙化仍有一定的難度，但可以降低紙本個資管控的問題。

更特別的是，其實也有企業為了留下證據並防止被竄改，因此，將所有資料以連續紙張全部印出，再透過專人負責嚴加保管，這是相當異於電子化應用的方式。

違反個資法，企業相關人員最高處5年以下有期徒刑
隨著新版個資法將範圍擴及至紙本，如果企業還是用舊思維而未強化個資防護，一但企業發生外洩個資，導致當事人遭受損害時，在無法估算損害金額時，每人每件可求償500～20,000元，相同原因造成的事件總求償金額最高2億元。企業若意圖營利，相關人員可處5年以下有期徒刑、拘役或併科1百萬元罰金。

要做好紙本個資文件的管控，可以從文件印出前就開始規畫，同時針對印中、印後加強防護與追蹤管控，而文件流程也需要從管理面著手，同時加強企業員工個資風險意識，建立個資文件處理上的標準作業流程。在管理面與技術面搭配的情況下，降低紙本個資外洩的風險，並證明企業盡到應有的責任。


紙本文件輸出缺乏有效管控

由於過去的法規並沒有針對紙本個資文件來管控，因此，企業在業務流程上，普遍未重視紙本的防護。在新版個資法擴及紙本文件管控後，這些個資不設防的業務流程，都應立即做調整。

現在，企業在業務流程上必須花更多心力，改變以往可能帶來個資風險的做法。舉例來說，過去我們列印時，公司這類設備都是開放使用的，且設備置放於公共環境，一旦有個資內容的文件印出後被他人誤取，或是無人領取，就是紙本個資在列印時造成的風險缺口。

另外，傳真也是紙本個資防護不能忽略的管道，像是傳真文件印出被人拿取，下班時間後輸出的傳真文件沒人控管，也會造成同樣的問題。

在各領域的業務流程中，像是旅遊業的傳真刷卡業務，保險業業務人員接收客戶資料或是旅行平安保險時，或是遊戲業的客戶人員為了證明玩家身分，往往都以傳真接收用戶傳來的身分證件，這些都是與個資文件相關的工作。如果企業仍像過去一樣不設防，一旦發生個資文件外洩的問題，面對違反個資法後的重罰，甚至將會嚴重影響到公司未來的營運。

對於這些問題，雖然過去企業會要求員工，列印後該馬上至印表機前領取，或是傳真時，應先聯繫對方是否在傳真機前，但從過去使用經驗來看，人為疏忽仍是常見的現象，由於當時法規並未涵蓋紙本文件，加上一些企業以往是由非IT部門管控影印機、事務機的使用，而且，多數企業對於列印設備的要求重點都是放在成本管控上，造成長久以來，只有重視機密文件防護的產業與單位，會加強這方面的管控。

傳真、列印控管不設防，個資文件處理過程可能產生大漏洞

由於過去企業疏於紙本文件的防護，雖然使用者都應該知道列印後應立即領取，或是接收傳真時應守在傳真機前，但往往因為人為疏忽的緣故，造成列印、傳真文件擱置在設備上的狀況時常發生，若是沒有強制的手段去管控，這樣的問題很難獲得改善。

從紙本個資盤點著手，拆解紙本個資的流向與風險
勤業眾信企業風險管理協理舒世明協理表示，以目前來看，在個資法正式實行後，已經有些企業已經因應法規而做出不少變動，但多數僅注重個資蒐集的合法性，像是請客戶簽署大量的資料蒐集、處理及利用的同意書，然而，對於內部處理流程如何符合法規要求還來不及面對。

要做好個資防護，個資盤點是相當重要的一步，同樣的紙本個資防護上的個資盤點也相當重要。企業在制定規範時，可以從業務面拆解個資流程，追蹤紙本個資的流向，並了解紙本個資文件的風險缺口。進而針對個資文件流程進行探討，像是了解紙本個資文件的來源、使用時機？誰可以接觸這份文件？以什麼方式傳遞？文件記載的個資數量與類別有多少？評估可能造成的風險有多大？

許多企業雖然已經執行盤點個資的動作，但個資盤點落實相當重要，才能建立完整的紙本文件的個資清冊。當然，企業在個資盤點工作上的流程拆解越細緻，所有紙本個資文件的流向就清楚，控管規畫上也可以變得更容易一些。

實作上，在紙本個資流程盤點與規畫時，可以先以流程圖畫出紙本文件業務流程，再來界定詳細的規範。舒世明表示，個資盤點完成後，針對個資文件管控，要記得一個最重要的原則，也就是最少揭露原則，讓有業務需求的員工才可以接觸個資文件，減少管控項目，另外，要盡到認知教育，如果企業沒有教育、宣告，這將是失責。

此外，企業在做防護個資時，管理面的規範制定很重要。透過事先規畫，釐清要面對那些問題，這些問題可能對企業帶來什麼風險，再從風險管理角度來看，那些高風險要優先處理。



從紙本生命週期角度來看，檢視個資文件的產生、處理到保存與銷毀

針對紙本個資文件的管控，從紙本文件生命周期的角度來理解會比較容易。了解那些業務流程會產生紙本的個資文件，從文件的產生、利用到銷毀，都要制定好標準的作業流程規範，才能讓員工能夠循規做好個資文件的防護工作。

從個資文件的產生、傳遞、利用，一直到最後的銷毀與保存，都應制定好各人員的授權與責任，同時建置好機密文件的分類、分級制度，並檢視現有作業流程，讓企業員工能夠依照標準作業程序執行。而員工的個資防護教育訓練上，也是持續不斷要做的事，讓企業員工不論是在業務流程中，或是工作習慣上，都應該有良好的個資防護觀念。

勤業眾信企業風險管理協理陳志明表示，企業在個資防護上，通常會建議企業先評估業務流程，接著從管理面下手，再來導入防護設備或系統。

而且，建議企業一開始就要釐清列印的目的、使用的場所？在政策面也要先釐清一件事，就是誰有什麼權限做什麼事，適當的授權與分權相當重要。

更要提醒企業的是，個資法採用的是「舉證責任倒置」原理，因此，根據個資法第29條的規定，當企業被當事人提起個資訴訟時，企業必須要能夠證明本身沒有故意或過失責任，否則，就要負起賠償的責任。

針對紙本個資文件的防護上，在管理面是否能夠建立標準作業程序，設備面的安全防護功能是否妥善被利用，都是企業需要留意的。

列印、影印、掃描、傳真行為都應該要被管控

過去企業多以控制列印成本作為首要考量，而管控功能並不夠重視，因應個資法，列印、影印、掃描、傳真行為的管控功能就顯得格外重要，一些低階的輸出設備上，管控功能並不足夠，能否滿足企業內部的個資防護需求，是管理人員需要再三檢視的部分。其中，設備上最基本的使用者登入驗證機制，是後續管控進行的關鍵。

列印、影印、掃描、傳真使用行為的防護機制
●列印前
1.建立身分驗證機制
2.設定功能權限管控
3.設備安全性（如硬碟加密、複寫）

●列印中
1.浮水印警示效果
2.走至設備前驗證後始可列印
3.限制只能傳送至非通訊錄號碼
4.掃描文件設定開啟密碼
5.未授權文件無法被影印

●列印後
1.影像、列印、傳真、掃描影像備份，作為稽核、證據保存之用
2.影像備存搭配OCR與關鍵字通知，可主動警示機敏資料印出，或是搭配個資盤點清查工具



從列印行為開始，做好內部個資文件產出的管控

除了檢視個資文件生命週期，從管理面來規畫，如何妥善利用設備上的功能來輔助列印管控也很重要。現在的複合機上，其實早已提供諸多功能協助管控，包括身分驗證、權限控管、機密列印與紀錄備存等功能，只要能妥善利用，便能強化列印設備與紙本文件的個資防護能力，減少紙本文件可能帶來的個資風險。

就像存取企業網路時，都會強制使用者電腦登入網域才能存取，列印設備也應該有同樣的機制，才能做好紙本文件的管控。針對不同業務流程的員工，設定對應的設備功能權限，以加強設備使用上的管控；為了避免人為疏忽，至設備前輸入密碼始可列印的機密列印功能也很實用；傳真進來的文件，以及傳送、掃描出去的檔案，也應該有配套方式加以管控，減少個資文件不受保護的情況。

此外，由於複合機設備通常都是由多人所共用，與個資文件、機密文件相關的高風險業務流程，也可獨立使用專屬設備，或申請不同的傳真專線，讓輸出文件與設備處於可管控的區域內。

企業更關心的是，因為個資法可能與企業既有流程運作之間有衝突的，如果管控太嚴，可能會妨害到企業的營運效率與競爭力。因此，如何在做好個資防護的前提下，並維持業務流程上的順暢性，是企業持續該思考的問題。

綜合來看，企業過去在文件輸出方面，為了改善列印成本，可能疏忽於列印管控方面，現在，企業需要重新回頭檢視列印管控的問題。

其實目前已有不少企業已經加強列印與紙本的安全管控，大型企業與跨國企業在這方面的腳步，普遍比較快。在這樣的時機點下，不論你的企業規模有多小，都勢必要加強檢視業務流程與紙本個資防護的問題，做出更符合要求的應對措施。

像是有些企業全面導入管控功能較齊全的複合機，就是一種作法，將列印功能與AD整合，所有列印、影印行為都要經過帳號登入、密碼驗證才能使用，掃描文件時也可加入密碼保護，甚至進一步限定開啟者能否擁有列印、複製內文之權限。而且，所有列印設備的使用都會有影像副本留存在複合機的硬碟中，再傳送至後端的檔案伺服器，留下使用紀錄與證據。當然，若每份資料都要備存，資料量將會相當龐大，配合及時的搜尋、警示機制，也可以做到主動的個資列印防禦。同時，也降低管理人員設備管控的複雜度。

而在低階的印表機、複合機上，由於管控功能較為不足，可能要搭配其他管控方式，讓文件輸出不會有個資外洩疑慮。像是透過列印管理軟體，搭配DLP與DRM機制，或是設立列印管制區，由專人負責管理，來做到列印等行為的管控，因此也是付出其他管控成本。



紙本個資防護與列印等行為管控上的施行要點

在個資法施行細則第12條第2項中，其實也明定了11項安全維護措施，針對紙本個資文件防護與列印設備管控方面，有4點特別需要注意： 

● 資料安全管理以及人員管理 
● 認知宣導與教育訓練 
● 設備安全管理 
● 使用紀錄、軌跡資料及證據保存 

其中，在資料安全管理以及人員管理上，企業應建立標準作業程序，並將資料分級，依據不同職位的員工設定存取權限，像是從系統與設備端來管控列印、傳送等行為，在個資文件處理的業務流程，也能有標準做法讓員工依循。

在認知宣導與教育訓練方面，企業要加強員工的個資防護意識，對於紙本個資文件要能夠謹慎處理，並要企業上下都了解個資外洩的後果，相關員工與企業老闆將會受到重罰。

在設備安全管理方面，不僅針對各式各樣設備的使用行為，設備中的硬碟也需要透過磁碟加密與複寫機制來防護。因為所有的輸出資料、使用者設定都會被永久或暫時地儲存在設備中，透過加密、複寫始可確保即使硬碟有一天被竊取，其中的資料也不容易被讀取出。

另外像是資料安全稽核機制，以及使用紀錄、軌跡資料及證據保存方面，經由各項程序所產生的任何形式記錄，企業皆需妥善保存，以利日後舉證之用，因此，各式Log紀錄都是數位證據的範圍內，而由影印、列印、傳真、掃描行為所衍生出的個資外洩問題，就要靠影像Log來舉證。

由於個資法第30條中也有提到，當事人須在事件發生5年內提出求償，因此影印、列印、傳真、掃描的影像備存機制，最多也需要保存5年之久。

但對於多數企業來說，這種備存機制是否有其必要性，可能有很大的疑惑，實際上從法規角度來看，在日後舉證上，其證據效力，比起只有檔案名稱，使用者名稱與時間的Log資訊有用的多。為了證明企業已經善盡管理之責，降低企業的過失責任，企業就必須有效保存數位證據，以證明本身沒有故意或過失責任。



列印工作若委外，交付企業仍有個資責任

除了企業自己內部列印的管控，有些企業也會將文件列印工作委外處理。但委外並不代表企業不用負責，依據個資法第4條規定，「受公務機關或非公務機關委託蒐集、處理或利用個人資料者，於本法適用範圍內，視同委託機關。」因此，企業在交付個資文件委外作業時，需要謹慎評估，並針對有關個人資料處理的業務，建立評估的標準，以便篩選出適合的配合廠商。

委外廠商是否獲得資安認證是一個可以參考的因素。對於握有大量個人資料的公務機關與私人企業而言，已經有不少企業會導入個資管理制度，建立相關的管理流程規範，以因應法規的要求。以目前來看，常見的個資管理制度上有3種標準，像是ISO 27001認證、BS10012英國個資保護認證，以及TPIPAS個資標章驗證。

同樣的，委外廠商也藉由取得資安認證，加強管理流程的的防護，像是精誠資訊的資料管理整合服務事業部，便負責列印許多金融業和電信業的帳單，他們為了帳單列印這項服務導入BS10012，加強個資防護管理機制。

當然，企業最好能深入了解委外廠商的實際運作情況，並將所有接觸人員納入個資保護教育訓練範圍，同時簽署保密協定，確保人員能夠持續對個資保護有正確觀念。

除了帳單列印委外，還有文件銷毀委外也是目前企業會採用的服務。同樣的，企業在導入專門的文件銷毀服務時，可以參考針對文件銷毀認證的標準，像是國際上的NAID（National Association for Information Destruction）認證，以了解銷毀流程上的注意事項。

像是現在也有保險業，為了改善過去不用的建議書、要保書銷毀不確實的問題，在通訊處中導入專業銷毀公司的服務，讓員工將不用的紙本文件丟入上鎖的銷毀箱，之後再由銷毀公司收取、運輸、銷毀，全程都不會讓他人有接觸文件的機會。為了做好個資銷毀，企業可以實際跟著銷毀公司的流程走一遍，以了解委外公司的個資防護能力。


轉載自《iThome》

紙本資料輸出後，形成管理大漏洞

紙本資料輸出後，形成管理大漏洞


過去許多列印、傳真、掃描的不良使用習慣，其實都是紙本個資文件管控的風險缺口，管理者應立即檢視這些問題對企業帶來的個資風險

在使用者執行列印、傳真、掃描行為時，有些小地方是企業容易忽略的問題，使個資文件可能處於不設防的狀態。常見列印設備使用問題在於，使用者沒有馬上拿取剛被列印出來的文件，或是客戶傳真過來的資料沒有立即被領取或分派，因而可能遭誤取或窺視，這些都是過去許多企業未能多加重視的一環，尤其在人事、行銷、業務、客服單位中，企業應該盡力強化個資的防護，以滿足法規要求，同時也是對客戶負責的表現。

我們從管理面與設備面來看，像是置放於公共區域的印表機與多功能複合機，應該要做到較嚴格的防護，若設備上的控管措施較少，應設置於管制區域內，減少他人取得的可能性。

漏洞1－ 列印文件擱置在設備上，遭誤取或窺視 

一般列印使用方式都是在電腦前按下列印，印表機就開始輸出，由於列印設備不一定就在使用者旁，這樣往往容易因為人為疏忽，像是印後沒有馬上領取文件，或是文件遭其他使用者誤取，產生防護上的漏洞。

而現今複合機所普遍內建的機密列印、刷卡放行的機制，就是為了改變這種不安全的列印流程，讓使用者走到設備前，驗證登入或是輸入預先設定的密碼後，才可以將指定的文件印出，確保重要的機密、敏感個資文件在列印時，使用者都在旁邊關照，才不會忘記領取遭誤取，或是遭窺視、偷竊。

從提供機密列印功能的列印設備來看，各設備廠商的產品在儲存與顯示方面有不同的作法。像是有些設備，是將所要執行的列印工作暫存在記憶體或硬碟內；此外，在這些設備使用機密列印功能時，有些是可以看到設備上所有的機密列印文件名稱，有些則是只會讓使用者看到自己的機密列印文件名稱。最終，使用者都需要在設備前，經驗證身分後，才能將文件印出。

為了提升設備使用的方便性，使用者可以藉由卡片感應的驗證身分方式，簡化機密列印的操作過程。雖然，這種刷卡放行的方式在文件印量較大時仍不太便利，使用者必須在設備前耐著性子，等印表機把文件印完，但列印流程才有保障。

在列印設備前驗證身分後，始可領取列印文件

當使用者走到複合機認證身分成功後，設備才會開始將文件印出，這種機制可以有多種驗證方式。在圖中的Canon uniFLOW解決方案裡，可以看到4種認證放行選項，像是：1.由使用者自行設定密碼，2.輸入帳號與密碼，3.由系統在列印時產生驗證碼，4.刷卡驗證。

有些低階列印設備可能沒有機密列印功能，此時企業也可以藉由其他管理方式來解決這樣的問題，像是將列印輸出設備置於管制區域內，僅有該單位的授權員工可以接觸，減少個資文件外洩的可能性。或是，企業指派專人去蒐集經過列印輸出的所有紙本資料，再由他們分發給發出文件列印工作的人，再從中過濾是否具有個資文件，藉此防止個資遭到濫印的可能性。


漏洞2－ 個資文件傳真進來後，在傳真設備上無人領取

傳真是列印之外另一個相當重要的紙本個資進出管道，在一些企業的業務流程中，接收的傳真文件會包含個資，像是接收客戶申請文件、傳真刷卡資料，確認使用者身分等業務，都是過去企業可能疏忽的個資紙本問題。

由於企業無法完全掌握他人傳真的時間，以及傳送的對象，在管理面上來看，傳真設備最好設置於授權負責人的座位旁，也可統一由權責人員專門負責分派所接收到的傳真，或是針對業務流程設置不同傳真專線、分機。

為了減少傳真文件印出的問題，其實，透過傳真設備上的傳真轉傳功能，將傳真資料轉存成電子檔，並依照不同使用者權限進行存取管控，也可以減少直接印出的問題。

在傳真轉傳功能的使用上，經過管理者設定，複合機可以將收到的傳真轉至個人電子郵件信箱、權限管控的網路資料夾，或另一個指定的傳真號碼。特別是自動轉傳功能，也就是可以辨識設定好的傳真對象，並傳送至對應單位或個人的接收端。當然，企業也可以提供傳真分機，讓傳真者可以傳送至指定的接收者。當然，無法辨識的傳真端，可能仍需要透過專責人員來分發。

較特別的是，有些廠商的產品還提供條碼辨識的傳真方案，例如富士全錄ApeosPort IV系列產品上，只要在傳真文件中附上預先設定好的人員二維條碼，設備就可以辨識條碼並自動轉傳至指定人員的電子信箱。

可利用條碼指定傳真轉傳的對象

在富士全錄提供的條碼辨識機制中，企業只要在發送的傳真文件上附上含電子郵件的二維條碼，當對方傳真回傳時，複合機可再根據條碼並自動轉傳至指定人員的電子信箱。

漏洞3－ 傳真個資文件時，不小心傳送到錯誤對象

不論是機密資料或是敏感的個人資料，如果發生傳送錯誤的情況，也是相當嚴重的管控疏失。

在一般傳真設備上，像是目前多數桌上型的傳真機與複合機，雖然管理者可以設定傳真通訊錄，但無法提供更多的管控能力，或是限制設備的使用權限，這也使企業在管控上相當不易。

如果是業務流程需求，企業為了加強管控，可以透過現在的數位複合機，讓管理者在建立傳真、掃描通訊錄後，強制員工只能傳真給公司預設好的對象，如此一來減少傳送錯誤可能引發的個資外洩問題。

除此之外，為了兼顧彈性，有些廠商額外提供了不同的輔助功能，像是在Canon複合機上，雖然限制了傳送目的地，對於有特殊工作需求的使用者，可以在複合機上輸入對應的授權Pin碼，以獲得更多的傳送權限。而富士全錄複合機上，除了在複合機上限制使用者只能傳送通訊錄中的名單，也提供防止傳真誤送功能，在傳真文件時，會要求使用者重複輸入兩次傳真號碼，以確認電話沒有不小心按錯，降低傳真給錯誤對象的可能性。

讓使用者無法輕易變更傳真通訊錄

在複合機上，管理者可以設定使用者無法隨意增加傳真通訊錄，如此一來，掃描後傳送的位置就在管控之中，只有具權限的使用者，才能在複合機上輸入對應Pin碼，以增加更多的傳送權限。（圖中設備為Canon iR-ADV C2030）

漏洞4－ 掃描歸檔結果輕易被他人存取

同樣的，掃描作業流程上，許多企業都會讓員工掃描至指定的資料夾，在掃描個資相關文件歸檔時，也應該有對應的管控措施。

從管理角度來看，管理者可以限制使用者的掃描權限，也可以限定每個網路資料夾的存取權限，或者是，開放掃描權限後，進一步限制掃描目的地的方式，並管控存取權限，來做到掃描結果的防護。

在掃描傳送目的地方面，管理者可以限制各種傳送方式於傳送通訊錄中，不論是電子郵件、網路資料夾、PC、至網路FTP/SMB，管理者可以設定路徑，讓使用者只能將文件存放至公司所設定的傳送目的地。

另一種作法則是在掃描時設定加密，也就是預先設定將掃描結果進行加密，如此一來，從資料夾開啟文件時，只有知道密碼的自己才能知道，如果掃描後的檔案被別人誤取，也無法打開。

掃描文件時，要設定內容加密

在富士全錄複合機前掃描文件時，可以直接針對掃描結果進行加密，使掃描後的機密與個資文件無法隨意被他人瀏覽，只有知道密碼的人可以開啟掃描結果，在紙本電子化過程裡，也能提供防護。（圖中設備為富士全錄ApeosPort IV 5575）

企業若有大量個資文件需要掃描上傳資料，可以由專人負責直接掃描進系統，若只是單純歸檔，最好也能夠規畫由專人在管制區域進行，使文件數位化的過程不會被他人干擾。

更要注意的是，原始文件的備存與銷毀，也應該有明確的流程規畫，使個資文件在掃描前後，紙本與數位資料都能受到防護。


轉載自《iThome》

列印前的控管做法－ 個資文件印出前，應先做好列印行為權限管控

列印前的控管做法－ 個資文件印出前，應先做好列印行為權限管控


不論是從列印設備開始管控，或是針對檔案限制使用者的列印權限，均可減少紙本機密、個資文件的管控

以企業自行印出的個資文件而言，企業應該針對業務流程，檢視個資文件是否有印出的需要，或是業務流程相關人員才可以印出這些文件，從源頭開始訂定員工、文件的列印權限，就像企業防護網路相關的資訊安全時，會針對電子郵件、即時通訊軟體、USB裝置等工具加以限制，降低人為疏忽或蓄意行為，同樣的，列印行為也應該納入管控之中。

從列印權限開始管制，可降低輸出至紙本後所衍生之後續管理問題。只是過去多數企業並未嚴格管制列印這一塊。

一般而言，企業有兩種的不同控管角度來做好印出前的管控，像是從列印設備為出發點，管控不同使用者的列印權限，另一種則是以檔案為出發點，透過機密文件管理系統（DRM）與資料外洩防護設備（DLP），來管控不同使用者的文件列印權限。

透過DLP主動限制，防止員工擅自列印個資文件

在DLP系統中，企業可以依據觸發的個資組合與筆數，而進行不同的管控。像是如果列印內容只有1到4筆個資，系統僅留下紀錄，但不發出任何通知；出現5到19筆個資，在使用者端會出現提醒、確認畫面；若出現20筆以上的個資，則阻擋列印並記錄事件。（圖為Websense DLP）

方法1－ 列印設備功能權限控管

從列印設備的基本管控上來看，使用者身分的登入驗證工作是首道關卡，與帳號管理系統Windows AD、 LDAP等整合，是最基本可以驗證使用者身分的方式，也是企業常見的管控做法。

管理者可以針對使用者管控其列印權限，像是使用群組原則設定來控制在AD中的印表機，或是透過印表機設備上的IP 位址過濾功能，依個人電腦等設備的IP位址或MAC位址，設定存取權限，像是只允許IP位置範圍的電腦可以連線，以防止未經授權的使用者，任意使用列印設備印出具有機敏資料的文件。

此外，管理者也可以在列印伺服器上安裝列印管理系統，像是PaperCut、Print usage、MFP Charging、PrintSecurity或PrintQuota，並與帳號管理系統整合，即可針對使用者設定列印權限，同時也可以做到更多列印相關的控管。

只是，過去企業並不會限制列印的權限，通常是為了管控成本，防止濫印及印量限制才導入相關機制。但不論是印表機或複合機，針對不同員工設定各自的列印設備使用權限，都是管控的一種手段，管理者可從業務流程檢討列印行為的必要性，像是A使用者只能使用某臺印表機，B使用者不可使用任何列印設備。列印功能不能像過去處於開放、未管控的狀態。

而且，無論是一般單功能印表機，或是多功能複合機，都應該要有做到同樣的管控，才能做好紙本個資外洩預防的第一道關卡。

在個資文件的列印管控上，讓業務流程中需要列印的使用者，才可以具有列印功能，其他人員則視其他業務需求而彈性調整其權限。這樣的作法雖然感覺較嚴苛，使部分員工不能使用列印設備，但可以減少列印所產生的可能問題。

同時也應仔細評估各單位的工作流程，避免管控過嚴，造成工作流程上的麻煩，降低生產效益。

方法2－ 透過DRM與DLP機制，讓含有個資的文件無法印出

針對個資文件或機密資料的列印管控，除了從列印設備上加以限制，也可以從檔案本身開始著手，禁止使用者擅自執行列印功能。像是有些企業將所有文件列印都由文管中心控制，而如果自行搭配文件管理系統（DRM）、資料外洩防護設備（DLP），也具有控管列印輸出的功能，可以限制文件的使用者與使用範圍，針對各文件檔案，設定不同職務使用者的閱讀、列印權限。

這樣的方式，可依據不同權職的員工設定存取權限，像是限制使用者只可以在電腦上檢視個資文件，但無法列印，而授權主管有開啟、列印這份文件的資格。讓個資文件在開啟前就已經被控管，或是透過遮罩的方式，減少個人資料檔案被印出的可能性。甚至，也要阻擋匯出、複製功能，避免資料內容被再製、印出。這樣的方式，也可以更精確地鎖定業務流程中，使用者對於個資文件的列印權限。

此外，由於這類產品已經提供個資盤點的功能，現在，針對列印行為，也有廠商提供可以即時過濾個資文件列印的機制。像是Websense DLP工具，便可以針對列印方面提供主動的管控方式。

只要在企業Windows系統的列印伺服器上，加裝DLP的Print Agent，便可記錄列印軌跡，而再搭配OCR技術，更是可以設定個資過濾條件。例如，當使用者印出超過設定個資數量的文件時，系統可以禁止文件被列印出，像是設定列印內容只有4筆以下的個資時，可以列印，但系統僅留下紀錄；若列印內容有20筆以上的個資，文件將無法列印出。

此外，系統也能夠自動針對列管的機密內容去演算偵測，使機密文件也能夠同樣受到保護。

落實登入驗證，才能徹底管控文件輸出

個人登入驗證機制是列印設備上相當必要的動作，使用者後續在設備上的動作才能被管控與追蹤。

如同企業管控網路，利用身分驗證系統（如Active Directory、LDAP 和RADIUS）是最基本的管控方式，而在印表機的管控上，直接整合公司AD帳號進行輸出管理是相當基本的驗證方式，使用者後續在設備上的動作才能被管控與追蹤。

比較值得注意的是，在桌上型的多功能事務機、落地式的複合機等設備方面，多數中小企業單位在登入驗證的措施上，卻不像網路管控那樣嚴謹，而且，設備提供的管控能力是否足夠，這也是管理者要留意的。

為了要做好設備的管控，個人身分登入驗證機制是相當重要的第一步。過去，也有些企業採取部門式的管理驗證方式，但多是從成本管控的角度出發，或是為了簡化管理設定。臺灣富士全錄公司產品行銷經理郭家瑋強調，若只是採用部門識別碼來管控，管理人員無法辨識是誰掃描文件、傳真文件，在後續稽核上無法釐清責任歸屬，難以做到完善的管控。


利用卡片感應簡化使用者身分驗證

登入驗證機制是管控上很重要的一步，員工在使用設備時，可以輸入帳號密碼的方式，或是搭配讀卡機、整合員工識別卡來驗證使用者身分，以簡化設備操作流程。 （圖中設備為Canon iR-ADV C5035）

從提供登入驗證機制的複合機上來看，常見到的使用方式有輸入帳號、密碼登入，或是藉由卡片辨識機制來驗證使用者身分。其中，由於用卡片辨識身分的方式可以簡化登入驗證的手續，對於設備操作流程的影響最小，因此，這樣的解決方案能被大多數企業所接受。

簡單來說，列印設備的卡座系統就像是企業的門禁安全系統，通過驗證才允許員工使用這臺設備。目前臺灣市場上，感應卡片主要以EM、HID、Mifare這3種規格最普遍。

臺灣佳能資訊BIS事業處企畫部洪彥群也表示，為了簡化員工攜帶卡片的數量，因此，整合企業現行的員工識別卡進行登入驗證是常見的做法。而小規模的企業也可以藉由輸入帳號密碼的方式來管制，雖然與以往的作法相比，流程上會有些麻煩，但登入驗證本來就是做好管控的第一步。

除了卡片辨識的方式，HP影像列印暨個人系統事業群業務專案經理魏麒峯表示，HP複合機在登入驗證方面有更進階的做法，就是利用指紋輸入的方式，讓登入驗證的程序可以方便，也降低企業員工在識別證的保管問題。

轉載自《iThome》

列印後的控管作法－ 建立SOP，掌握紙本個資動向

列印後的控管作法－ 建立SOP，掌握紙本個資動向


紙本文件不像數位資料那樣容易控管，在紙本個資文件的處理上，便成為企業疏於管控的一環，企業最好能制定完善的作業流程，與加強與教育訓練，以證明企業已經善盡管理之責

在企業環境中的紙本個資文件，包含內部列印的個資文件，像是人事單位、業務單位產生的個資報表、個資文件，以及業務流程中用紙本蒐集來個資文件。

這些印出或蒐集來的個資文件，對於企業來說，管控相當不易，因此，企業內控機制與教育訓練是否足夠，是個資防護上的一大考驗。在文件印出後的控管，企業需在管理面上多下工夫，建立標準流程規範與員工個資防護意識。

落實教育訓練，並針對經手不同業務流程的人，提供、規畫對應課程
在紙本個資文件的防護上，企業除了針對業務流程，制定標準作業程序，同時也要加強企業員工的個資防護觀念。透過教育訓練課程，讓員工對個資法的嚴重性達成共識，並培養基本的個資防護意識。

更進一步，在個資法教育訓練上，企業如果可以依照員工的工作性質，制定並分布作業流程上的做法，讓員工除了具有基本個資風險概念，同時在工作內容上，也能充分了解到自己將面對的問題，或者是針對職務別來教育員工。需要注意的是，每個員工的了解程度難以掌控，企業也許能利用個資測驗，來協助員工了解正確的概念。

此外，透過列印文件上的浮水印與使用者資訊，也能讓員工在紙本文件處理上，有更明確的處理態度。

依個資法的規範，在任何紙本文件上的個人資料，不論形式或載體。因此，員工離開座位，個資文件，個資便條未能及時收好，這樣的的習慣需要改善，否則經過的同事、打掃的阿姨都能夠輕易接觸到個資文件。

 在紙本個資管控上，還有一個環節是企業較為憂心的部分，就是企業的第一線業務人員。這些員工長時間在外接觸客戶，手上握有相當多的第一手客戶資料，企業要做好紙本個資文件的管控，有相當的難度，尤其像是保險業務員、信用卡業務員、房屋仲介業者等業務人員等等，都可能帶有業務員本身印製的文件，或是客戶回填的申請文件。

企業對於這些人員除了要落實個資教育訓練，提升員工的個資保護意識，甚至讓相關同仁必須簽署保密協定，讓個資權責也要有相對應的保護。

勤業眾信企業風險管理協理舒世明協理表示，第一線業務人員是企業較難管控的部分，但過去也有企業透過管理的方式，派遣秘密客與業務員接觸，檢視業務人員對於機密、個資文件的防護觀念，加強並稽核業務人員的個資教育防護意識。

利用浮水印，提醒使用者謹慎處理紙本文件

一般而言，列印設備上最基本的管控功能就是浮水印套用，雖然浮水印在防護效力上較低，但還是有其應用之處。舉例來說，浮水印可以配合機密分級制度，提醒使用文件的人，這份個資文件不可任意擺放，不用時應該做好銷毀或是保存的動作，同時嚇阻其他人不要隨意使用這份文件。

另一種普遍的方式是在文件上添加列印時間、文件名稱、使用者帳號等資訊。有些設備廠商稱之為頁首頁尾資訊，有些廠商則稱為動態浮水印。這種方式，主要是為了方便看出這份文件的印製者，以及印製時間。

有些企業在管控上，會強制使用者印出這些資訊，讓使用者在文件使用上能更加謹慎，但這麼做的缺點是，多多少少會影響文件內容的呈現。

為了讓浮水印對文件內容的干擾至最低，有些複合機廠商提出了一些解法，例如在HP的解決方案Barcode Print中，可以將登入使用者名稱、文件名稱、頁碼、時期與時間等資訊，隱藏在二維條碼中。如此一來，印出的文件上只會附帶1個正方形的二位條碼，維持了文件的美觀性。此外，在富士全錄的解決方案UUID中，它會在列印文件上印出一串32位的英數排列的編號，而每份文件的UUID都不相同，就像是文件的識別碼。

或者是，在列印時自動輸出列印工作封面並裝訂，封面上會註明使用者、檔案名稱與機密等級，讓文件內容不會一下就被看到，使用者也可以清楚辨識、領取到自己輸出的文件，同時可以警示文件的重要程度，讓使用者能夠按照作業流程處理紙本。

透過標準作業流程與管理，盡力做到紙本個資的管控 
在紙本個資文件的處理與傳遞上，企業應該都有既定的標準作業流程，讓個資文件在使用上，不會讓沒有授權的人接觸到，同時，企業還需教育員工，做好基本的個資防護流程。舉例來說，攜帶文件時，須將個資文件放於公文夾內，以防止不應知悉人員窺視或翻閱，離開座位時，個資文件最好背面朝上或放於公文夾內，或是將文件立刻收於上鎖的抽屜中。

客戶回填的申請文件，在掃描歸檔處理上，也應該有標準程序，像是掃描至指定目的地，或是加密處理，企業也可以針對掃描流程做系統規畫，讓掃描結果直接進入系統，確保紙本個資的處理流程上，企業盡到防護的責任。

其實，除了印出與蒐集的個資文件，使用者平時抄寫的筆記、便條，上面如有個人資訊，都是屬於個資防護的範圍內，因為照個資法的規範，在任何紙本文件上的個人資料，是不論形式或載體的，因此改善員工的作業習慣，便是重要的事。像是保持桌面整潔，讓紙本不要堆積在座位上，對於任何個資文件載體，都應該在使用完畢後，立即銷毀或存放於上鎖的抽屜。

甚至，也可教育員工在書寫時自行遮罩，使遮罩的關鍵部分只有自己記得，減少紙本個資文件的產生，並減少後續的管控問題，當然，要員工能這樣的難度也相當大。

此外，會議上如需使用紙本文件時，其中若附有機密、個資內容，也可以仿效軍方的管理辦法，每份文件需要標註號碼，並發給對應的與會成員，會議完畢後統一由專人收回並清點頁面。

紙本文件存放與銷毀，應建立標準處理程序

在紙本個資文件使用完畢後，企業應讓員工依照標準作業程序，立即執行保存或銷毀的動作。

資料存放上，一般企業多數做法是將文件放於文件櫃之中，但鐵櫃是否有落實上鎖，是企業過去也會疏忽的地方。有些企業會設立專門的保管室，以保存文件正本至有效期限為止，而保管室也只有權限人員擁有鑰匙才能進入，讓紙本保存也都有標準流程可以讓員工依循，或是搭配門禁系統與監視器系統，使企業也能做到追蹤、舉證與釐清責任歸屬的責任。

另一方面，過期檔案銷毀也是企業該注意的問題，這類文件通常是大批量處理，企業過去銷毀文件時，可能都是找資源回收站處理、紙廠水銷，或是送至焚化爐焚燒，不過個資文件具有較高的風險，銷毀上也應該確實防護。現在，也有紙廠水銷也開始提供較機密的銷毀流程，甚至，也有許多開始提供專業銷毀服務，讓機密、個資文件在運送、銷毀過程中，受到嚴密的防護，而銷毀過程也能有全程錄影監視記錄，作為未來文件銷毀舉證之用。

此外，平時使用完的個資紙本文件、印壞的文件，由於銷毀量較少，使用碎紙機處理，可以及時破壞文件的完整性，其中細碎型的碎紙機，在破壞力上較強，碎紙的寬度在2公釐以內，拼湊較不易。

紙本個資文件防護小提醒
●透過教育訓練與個資檢測，提升員工個資防護意識。
●嚴格教育外勤業務人員，需保管好手中的紙本個人資訊，最好不要讓業務人員保留客戶申請文件的副本。
●不讓文件散落在工作區周遭，避免他人經過就可以看到內容。
●將個資寫在便利貼、筆記本時，記得收好或碎掉。
●個資文件在使用完畢後應隨手銷毀，或是歸檔保存。
●使用檔案櫃、抽屜保存個資文件時，記得上鎖。
●對於紙本個資文件，應嚴格規範文件的使用、運送、銷毀的方式。
●建立機密資料分級的制度，或是以浮水印警示。
●避免回收紙的不當使用，以免具有個資內容的紙張被當成回收紙用，而發生外洩事件。

轉載自《iThome》

3招作好紙本個資外洩追蹤與舉證

3招作好紙本個資外洩追蹤與舉證

因應個資法，企業有3種更進階的作法，強化紙本追蹤的管控，像是用影像備存、特殊浮水印和RFID做好紙本文件管控，以做到更深入的個資防護

除了紙本個資外洩的事前預防，事後的追蹤、舉證，將是企業可以進一步去做到設備使用的安全稽核。在紙本個資防護上，如果企業需要更進一步的追蹤、舉證、管控之用，以證明企業有善盡管理之責，降低企業的過失責任，同時為了追蹤紙本外洩來源，釐清責任歸屬，做好列印文件的數位影像記錄，透過特殊浮水印的內嵌資訊追蹤文件來源，甚至是用RFID來管控紙本，防止文件被攜出的可能性。

進階作法1－ 保留列印事件資訊，並留下數位影像記錄 
要追蹤紙本文件，簡單的作法，企業可以在列印時設定強制浮水印的輸出，配合機密等級畫分，提醒文件使用者做好相對應的措施，或是在文件上添加使用者名稱、時間等資訊，讓拿到文件的人可以迅速知道文件來源，不慎遺落時，撿到的人也能夠立即歸還。

在數位記錄方面，保留列印事件記錄也是較基本的作法，透過設備、系統、列印管理，都可以記錄使用者名稱、列印時間、列印張數、檔案名稱與相關使用狀況，但從檔案名稱上並無法了解確切的文件內容，證據效力明顯不足。

針對列印行為的副本留存，影像側錄、備分，其實都是指同一件事，將列印資料完整數位保存，並且能夠再次預覽該文件，其影像Log的證據效力，比起一般Log資訊有用的多。

軟體或複合機廠商已提供列印留存工具
從列印側錄方式來看，由於列印封包是從個人電腦傳送到印表機輸出，經由區域網路時便能夠藉由外掛軟體側錄列印封包內容。側錄每筆列印資料時，除了可以記錄每筆列印資訊記錄，只要軟體系統能夠支援不同廠商的列印語言格式，也能夠將使用者所傳送的列印資料自動留存副本。像是星耀提供的Print Security、華美PrintUsage，而複合機廠商也有這樣的方案，像是Kyocera複合機內建列印副本留存功能，但多數設備廠商都會將這類功能列入選配的加值項目。

因為，要做到列印文件影像備存並不難，透過列印伺服器、列印管理軟體都可以做到，但是複合機上還有許多經由複合機直接執行的行為，沒有經由網路傳遞，就很難透過軟體系統記錄下來，尤其是影印。目前Canon的ImageWare Secure Audit Manager （IWSAM）、富士全錄的ApeosWare Images Log Service、Ricoh Document Solution都能側錄所有影印、列印、傳真與掃描工作。而HP也有配合Kofax、Lexmark配合Uniprint，做到這些行為的側錄。

讓影印、傳真與掃描等與紙本文件直接相關的使用行為，都可以記錄下完整的影像備分。一旦文件外洩時，便可以調閱影像留存副本與相關資訊，以追查外洩來源，甚至在第一時間發現狀況。

此外，針對影像備存的稽核與監控，也應設定權限控管機制，像是讓每個部門主管近來只能看到這個部門的相關文件，而IT人員只能做系統網路的控管。只是影像備存功能都是選購而非內建，且效益與目的都是目前企業會再三考量的問題。

影像備存時，同時將記錄結果OCR，並設定關鍵字偵測，便可以做到主動的列印防護
除了影像備存以外，還有一些較為積極防護資訊外洩可能性的方法。臺灣富士全錄公司產品行銷經理郭家瑋表示，他們的ApeosWare Images Log Service還提供關鍵字搜尋的功能，可以將備存的影像搭配OCR（光學字元辨識）功能，使影像轉換成可搜尋文字的PDF檔，而管理者可以從系統設定100組關鍵字，在發現使用者列印機密、敏感個資時，便能夠主動透過寄送電子郵件等方式，通知給管理者，以第一時間發出警示訊息給管理人員，提醒可能有問題的狀況。或是企業管理者可以搭配DLP（Data Loss Prevention）工具，針對影像備存檔案進行個資盤點，讓整體管控更加完善。

比較特別的是，也有錄影監控廠商表示，透過高畫質HP的攝影鏡頭，也可以達到同樣的目的，監控使用者在設備前的一舉一動，作為企業追蹤、舉證之用。

進階作法2－ 讓紙本文件內容無法被影印，同時也能追蹤文件來源

不讓人輕易使用複合機就可以將重要文件影印拷貝，並確保文件的真實性，也是文件防護上的一環，就像是在高個資風險的單位中，有些企業也會管控員工手機的攜入重要區域，或者是要求員工將手機置放於座位前方的高處，接手機時需要站著接聽，避免手機照相功能的使用，搭配監視器設備，以盡到個資防護的責任。

同樣的，管制區域中的列印設備，除了設定功能使用權限，也可以透過部分列印設備廠商提供的進階浮水印功能，防止複印的問題，目前Canon、富士全錄、Ricoh都有這樣的浮水印機制，可以在列印文件的印出淡淡的網底，但不影響文件閱讀。特別的是，此網底已嵌入隱藏識別碼，具有防止複印與偵測來源的作用，如此一來，當使用者拿著該份文件至同系列的複合機前影印文件時，就會出現無法影印的情況，並警告使用者這是沒有授權的使用方式，因此，使用者便無法針對該份文件執行影印、掃描、傳真功能。

透過影像備存機制，檢視、追蹤文件來源

透過完善的影像備存機制，追查洩漏的機密與個資文件時相當便利，可以快速調閱文件副本與相關資訊，以追查外洩來源。在富士全錄的方案中，每份文件還可添加每份文件專屬的識別碼，方面管理人員迅速追蹤該份文件的來源。（圖為富士全錄影像備份系統ApeosWare Image Log Service解決方案） 

由於文件已嵌入隱藏識別碼，若是撿到這類文件，管理者也可以將完整或撕碎的文件拿至複合機上掃描，利用解析軟體來檢視這份文件當初是誰印的，以追蹤文件的來源。

另一種作法是採用內嵌特殊的浮水印紙張，也可以達到相同的防止影印效果，讓可辨識網底識別碼的設備無法進行影印，在不同影印設備上也會讓背景浮水印加深顯示出。舉例來說，該浮水印紙張的隱藏識別碼可供Ricoh複合機辨識，在Ricoh MP4002SP上，將以此紙張列印的文件放置設備上影印時，影印結果會是全黑的頁面，在其他廠牌複合機影印時，背景的浮水印則會在副本上顯現，可清楚辨識正本與副本的差別。

透過內嵌浮水印資訊的紙張，強化影印防護

我們試著以內崁特殊浮水印為列印紙，在列印文件後（1），再拿去複合機上影印，在Ricoh複合機上影印時，影印的副本則會是全黑的頁面（2），拿至其他複合機上影印時，背景的浮水印則會在副本上顯現（3），可清楚辨識正本與副本的差別。

還有其他種做法也有人建議，HP影像列印暨個人系統事業群資深經理魏麒峯表示，利用防篡改的墨水與碳粉、磁性碳粉，利用光折射的原理，也可防止文件被拷貝利用；同時，複合機上的安全紙匣設計是一般人容易忽略的，目前HP有提供可以上鎖的進紙匣，讓未使用的紙張也能管控到，這是在多數複合機上較少看到的設計。

進階作法3－ 搭配RFID使用，強化紙本的追蹤與識別

隨著RFID的應用成熟，針對高機密防護的環境，也有更主動式的管控方法，也就是在列印設備上透過客製化設計，將RFID轉印黏在列印文件上，讓管理者可以利用RFID感應文件的位置，並且文件也無法備攜出管控區域，只要在門禁搭配感應設備，便能夠立即警示有人攜走重要文件。

達友科技副總經理林皇興表示，這種應用同樣需要搭配各種防護的措施，像是門禁管制、視訊監控設備管制、以及列印設備管制，使紙本文件的管控，能夠完全在企業掌握之中，重要的機密文件無法被員工任意攜出，目前這種需求在高科技產業中比較容易見到。

RFID晶片也可印於紙本文件，協助追蹤

RFID的應用相當廣泛，由於特性適合用來作為人或物品的管控追蹤及識別，除了門禁控制、流程管控以及電子票券等方面，因此，機密紙本文件也可用RFID來追蹤與識別，只要在印出文件時，將RFID同時轉印於紙上，之後，只要在門禁旁配置RFID感應器，便能夠追蹤文件是否被攜出。

轉載自《iThome》

紙本個資防護做好了嗎？

紙本個資防護做好了嗎？

撰文⊙羅正漢　攝影⊙陳世榮、洪政偉

※強化紙本個資防護，管控內部列印行為
過去企業個資防護偏重於電腦方面，對於紙本個資文件管控較不重視，而輸出設備的管控也容易被忽略，然而這些動作都可能讓個資文件到處流竄。

※紙本資料輸出後，形成管理大漏洞
過去許多列印、傳真、掃描的不良使用習慣，其實都是紙本個資文件管控的風險缺口，管理者應立即檢視這些問題對企業帶來的個資風險

※列印前的控管做法－ 個資文件印出前，應先做好列印行為權限管控
不論是從列印設備開始管控，或是針對檔案限制使用者的列印權限，均可減少紙本機密、個資文件的管控

※列印後的控管作法－ 建立SOP，掌握紙本個資動向
紙本文件不像數位資料那樣容易控管，在紙本個資文件的處理上，便成為企業疏於管控的一環，企業最好能制定完善的作業流程，與加強與教育訓練，以證明企業已經善盡管理之責

※3招作好紙本個資外洩追蹤與舉證
因應個資法，企業有3種更進階的作法，強化紙本追蹤的管控，像是用影像備存、特殊浮水印和RFID做好紙本文件管控，以做到更深入的個資防護

轉載自《iThome》