列印後的控管作法－ 建立SOP，掌握紙本個資動向

列印後的控管作法－ 建立SOP，掌握紙本個資動向


紙本文件不像數位資料那樣容易控管，在紙本個資文件的處理上，便成為企業疏於管控的一環，企業最好能制定完善的作業流程，與加強與教育訓練，以證明企業已經善盡管理之責

在企業環境中的紙本個資文件，包含內部列印的個資文件，像是人事單位、業務單位產生的個資報表、個資文件，以及業務流程中用紙本蒐集來個資文件。

這些印出或蒐集來的個資文件，對於企業來說，管控相當不易，因此，企業內控機制與教育訓練是否足夠，是個資防護上的一大考驗。在文件印出後的控管，企業需在管理面上多下工夫，建立標準流程規範與員工個資防護意識。

落實教育訓練，並針對經手不同業務流程的人，提供、規畫對應課程
在紙本個資文件的防護上，企業除了針對業務流程，制定標準作業程序，同時也要加強企業員工的個資防護觀念。透過教育訓練課程，讓員工對個資法的嚴重性達成共識，並培養基本的個資防護意識。

更進一步，在個資法教育訓練上，企業如果可以依照員工的工作性質，制定並分布作業流程上的做法，讓員工除了具有基本個資風險概念，同時在工作內容上，也能充分了解到自己將面對的問題，或者是針對職務別來教育員工。需要注意的是，每個員工的了解程度難以掌控，企業也許能利用個資測驗，來協助員工了解正確的概念。

此外，透過列印文件上的浮水印與使用者資訊，也能讓員工在紙本文件處理上，有更明確的處理態度。

依個資法的規範，在任何紙本文件上的個人資料，不論形式或載體。因此，員工離開座位，個資文件，個資便條未能及時收好，這樣的的習慣需要改善，否則經過的同事、打掃的阿姨都能夠輕易接觸到個資文件。

 在紙本個資管控上，還有一個環節是企業較為憂心的部分，就是企業的第一線業務人員。這些員工長時間在外接觸客戶，手上握有相當多的第一手客戶資料，企業要做好紙本個資文件的管控，有相當的難度，尤其像是保險業務員、信用卡業務員、房屋仲介業者等業務人員等等，都可能帶有業務員本身印製的文件，或是客戶回填的申請文件。

企業對於這些人員除了要落實個資教育訓練，提升員工的個資保護意識，甚至讓相關同仁必須簽署保密協定，讓個資權責也要有相對應的保護。

勤業眾信企業風險管理協理舒世明協理表示，第一線業務人員是企業較難管控的部分，但過去也有企業透過管理的方式，派遣秘密客與業務員接觸，檢視業務人員對於機密、個資文件的防護觀念，加強並稽核業務人員的個資教育防護意識。

利用浮水印，提醒使用者謹慎處理紙本文件

一般而言，列印設備上最基本的管控功能就是浮水印套用，雖然浮水印在防護效力上較低，但還是有其應用之處。舉例來說，浮水印可以配合機密分級制度，提醒使用文件的人，這份個資文件不可任意擺放，不用時應該做好銷毀或是保存的動作，同時嚇阻其他人不要隨意使用這份文件。

另一種普遍的方式是在文件上添加列印時間、文件名稱、使用者帳號等資訊。有些設備廠商稱之為頁首頁尾資訊，有些廠商則稱為動態浮水印。這種方式，主要是為了方便看出這份文件的印製者，以及印製時間。

有些企業在管控上，會強制使用者印出這些資訊，讓使用者在文件使用上能更加謹慎，但這麼做的缺點是，多多少少會影響文件內容的呈現。

為了讓浮水印對文件內容的干擾至最低，有些複合機廠商提出了一些解法，例如在HP的解決方案Barcode Print中，可以將登入使用者名稱、文件名稱、頁碼、時期與時間等資訊，隱藏在二維條碼中。如此一來，印出的文件上只會附帶1個正方形的二位條碼，維持了文件的美觀性。此外，在富士全錄的解決方案UUID中，它會在列印文件上印出一串32位的英數排列的編號，而每份文件的UUID都不相同，就像是文件的識別碼。

或者是，在列印時自動輸出列印工作封面並裝訂，封面上會註明使用者、檔案名稱與機密等級，讓文件內容不會一下就被看到，使用者也可以清楚辨識、領取到自己輸出的文件，同時可以警示文件的重要程度，讓使用者能夠按照作業流程處理紙本。

透過標準作業流程與管理，盡力做到紙本個資的管控 
在紙本個資文件的處理與傳遞上，企業應該都有既定的標準作業流程，讓個資文件在使用上，不會讓沒有授權的人接觸到，同時，企業還需教育員工，做好基本的個資防護流程。舉例來說，攜帶文件時，須將個資文件放於公文夾內，以防止不應知悉人員窺視或翻閱，離開座位時，個資文件最好背面朝上或放於公文夾內，或是將文件立刻收於上鎖的抽屜中。

客戶回填的申請文件，在掃描歸檔處理上，也應該有標準程序，像是掃描至指定目的地，或是加密處理，企業也可以針對掃描流程做系統規畫，讓掃描結果直接進入系統，確保紙本個資的處理流程上，企業盡到防護的責任。

其實，除了印出與蒐集的個資文件，使用者平時抄寫的筆記、便條，上面如有個人資訊，都是屬於個資防護的範圍內，因為照個資法的規範，在任何紙本文件上的個人資料，是不論形式或載體的，因此改善員工的作業習慣，便是重要的事。像是保持桌面整潔，讓紙本不要堆積在座位上，對於任何個資文件載體，都應該在使用完畢後，立即銷毀或存放於上鎖的抽屜。

甚至，也可教育員工在書寫時自行遮罩，使遮罩的關鍵部分只有自己記得，減少紙本個資文件的產生，並減少後續的管控問題，當然，要員工能這樣的難度也相當大。

此外，會議上如需使用紙本文件時，其中若附有機密、個資內容，也可以仿效軍方的管理辦法，每份文件需要標註號碼，並發給對應的與會成員，會議完畢後統一由專人收回並清點頁面。

紙本文件存放與銷毀，應建立標準處理程序

在紙本個資文件使用完畢後，企業應讓員工依照標準作業程序，立即執行保存或銷毀的動作。

資料存放上，一般企業多數做法是將文件放於文件櫃之中，但鐵櫃是否有落實上鎖，是企業過去也會疏忽的地方。有些企業會設立專門的保管室，以保存文件正本至有效期限為止，而保管室也只有權限人員擁有鑰匙才能進入，讓紙本保存也都有標準流程可以讓員工依循，或是搭配門禁系統與監視器系統，使企業也能做到追蹤、舉證與釐清責任歸屬的責任。

另一方面，過期檔案銷毀也是企業該注意的問題，這類文件通常是大批量處理，企業過去銷毀文件時，可能都是找資源回收站處理、紙廠水銷，或是送至焚化爐焚燒，不過個資文件具有較高的風險，銷毀上也應該確實防護。現在，也有紙廠水銷也開始提供較機密的銷毀流程，甚至，也有許多開始提供專業銷毀服務，讓機密、個資文件在運送、銷毀過程中，受到嚴密的防護，而銷毀過程也能有全程錄影監視記錄，作為未來文件銷毀舉證之用。

此外，平時使用完的個資紙本文件、印壞的文件，由於銷毀量較少，使用碎紙機處理，可以及時破壞文件的完整性，其中細碎型的碎紙機，在破壞力上較強，碎紙的寬度在2公釐以內，拼湊較不易。

紙本個資文件防護小提醒
●透過教育訓練與個資檢測，提升員工個資防護意識。
●嚴格教育外勤業務人員，需保管好手中的紙本個人資訊，最好不要讓業務人員保留客戶申請文件的副本。
●不讓文件散落在工作區周遭，避免他人經過就可以看到內容。
●將個資寫在便利貼、筆記本時，記得收好或碎掉。
●個資文件在使用完畢後應隨手銷毀，或是歸檔保存。
●使用檔案櫃、抽屜保存個資文件時，記得上鎖。
●對於紙本個資文件，應嚴格規範文件的使用、運送、銷毀的方式。
●建立機密資料分級的制度，或是以浮水印警示。
●避免回收紙的不當使用，以免具有個資內容的紙張被當成回收紙用，而發生外洩事件。

轉載自《iThome》