紙本個資防護做好了嗎？

紙本個資防護做好了嗎？

撰文⊙羅正漢　攝影⊙陳世榮、洪政偉

※強化紙本個資防護，管控內部列印行為
過去企業個資防護偏重於電腦方面，對於紙本個資文件管控較不重視，而輸出設備的管控也容易被忽略，然而這些動作都可能讓個資文件到處流竄。

※紙本資料輸出後，形成管理大漏洞
過去許多列印、傳真、掃描的不良使用習慣，其實都是紙本個資文件管控的風險缺口，管理者應立即檢視這些問題對企業帶來的個資風險

※列印前的控管做法－ 個資文件印出前，應先做好列印行為權限管控
不論是從列印設備開始管控，或是針對檔案限制使用者的列印權限，均可減少紙本機密、個資文件的管控

※列印後的控管作法－ 建立SOP，掌握紙本個資動向
紙本文件不像數位資料那樣容易控管，在紙本個資文件的處理上，便成為企業疏於管控的一環，企業最好能制定完善的作業流程，與加強與教育訓練，以證明企業已經善盡管理之責

※3招作好紙本個資外洩追蹤與舉證
因應個資法，企業有3種更進階的作法，強化紙本追蹤的管控，像是用影像備存、特殊浮水印和RFID做好紙本文件管控，以做到更深入的個資防護

轉載自《iThome》